Mange utsetter et bytte fordi de tror det er tungvint, eller at det må vente til «riktig» tidspunkt. Det stemmer sjelden. Å bytte regnskapsfører er en rutinejobb, og du kan gjøre det når som helst i året.
Caddie Regnskap er et autorisert regnskapsbyrå i Bergen, og vi tar over regnskap gjennom hele året. Vi henter materialet fra det gamle byrået og sørger for at alle frister er dekket, så du slipper å være mellommann.
Du tar beslutningen og signerer. Resten er en overlevering mellom det gamle og det nye byrået, og den jobben gjør vi.
Rekkefølgen som fungerer:
Du kan bytte når som helst, og det finnes ikke ett riktig tidspunkt. Det som betyr noe, er at overføringen skjer ved et periodeskifte og at det er avtalt hvem som leverer hva.
1. januar er et naturlig startpunkt. Da begynner et nytt regnskapsår, og hele året føres av samme byrå fra første bilag. Det eneste som må avtales, er årsoppgjøret for fjoråret: enten fullfører det gamle byrået det, eller så tar vi det. Vi tar gjerne over årsoppgjøret også, slik at du har én kontakt for alt fra dag én.
Midt i året er like uproblematisk. Vi starter fra en avstemt saldobalanse per overføringsdatoen, og tar årsoppgjøret for hele året når den tid kommer. Du trenger ikke vente på et bestemt tidspunkt. Er du misfornøyd i dag, kan byttet skje så snart oppsigelsestiden tillater det.
Det eneste du bør unngå, er å bytte rett før en frist uten at det er avtalt hvem som leverer. Det tar vi ansvar for å avklare.
Her er fristene vi planlegger overføringen rundt:
| Hva | Frist | Slik håndterer vi det ved et bytte |
|---|---|---|
| MVA-melding | Gjennom året, i terminer | Vi overfører ved et terminskifte. Det gamle byrået leverer siste termin, vi tar neste. |
| A-melding | Hver måned | Vi tar over lønnen fra et månedsskifte, aldri midt i en lønnskjøring. |
| Skattemelding for selskap | 31. mai | Bytter du i første halvår, avtaler vi hvem som leverer for fjoråret, eller vi tar det selv. |
| Årsregnskap til Regnskapsregisteret | 31. juli, når regnskapsåret følger kalenderåret | Som for skattemeldingen: ett byrå får ansvaret, skriftlig avtalt. |
Fristene har konsekvenser hvis noe glipper. For årsregnskapet er Altinn tydelig: «For å unngå forsinkelsesgebyr må innsending av komplett årsregnskap gjøres via Regnskapsregisteret sine skjema i Altinn senest 31. juli». Og gebyret er ikke symbolsk: Brønnøysundregistrene skriver at «Forsinkelsesgebyret kan maksimalt bli 69 940 kroner», og betaler ikke selskapet, kan styremedlemmene, og i noen tilfeller daglig leder, bli personlig ansvarlige.
For skattemeldingen gjelder 31. mai, og Skatteetaten skriver at «Fristen er 31. mai hvert år». Trenger du utsettelse, må det søkes før fristen går ut. Derfor avtaler vi alltid skriftlig hvem som har ansvaret for hver leveranse. Da faller ingenting mellom to stoler, uansett når på året du bytter.
Du sender en skriftlig oppsigelse som viser til oppdragsavtalen mellom dere. Det er den avtalen som sier hvor lang oppsigelsestiden er, så sjekk den før du sender noe.
Oppsigelsestiden avgjør når det gamle byrået slutter, men den hindrer ikke at vi kan begynne å forberede overtakelsen med en gang.
Oppsigelsen trenger ikke være lang, og du trenger ikke ta en vanskelig telefon om du ikke vil. En kort, saklig e-post er nok:
Vi sier med dette opp oppdragsavtalen, i tråd med avtalens bestemmelser om oppsigelse. Ønsket sluttdato er (dato). Nytt byrå er Caddie Regnskap AS, og de tar kontakt for overlevering av regnskapsmateriale og tilganger.
Regnskapsmaterialet er ditt, ikke byråets. Det gamle byrået skal overlevere bilag, saldobalanse, avstemminger og åpne poster, og vi overtar ansvaret fra overføringsdatoen.
Selskapet har selv plikt til å oppbevare regnskapsmaterialet, så det skal aldri bli liggende igjen hos et tidligere byrå.
I dag går det meste digitalt. Ligger regnskapet i et skybasert system, følger historikken ofte med systemet, og overleveringen handler mest om tilganger og en gjennomgang av åpne poster. Vi jobber primært i PowerOffice Go, og tar også over regnskap som ligger i Tripletex og andre regnskapssystemer.
Dette ber vi om fra det gamle byrået, uansett tidspunkt:
Med dette på plass vet vi nøyaktig hvor regnskapet står.
Nei, rot oppstår når to byråer jobber i samme periode, ikke når ett tar over etter et annet. Settes overføringsdatoen ved et periodeskifte, og den siste perioden er avstemt før overlevering, merker du ingenting i tallene.
Den viktigste enkeltavtalen i hele byttet er derfor denne: hvem lukker den siste perioden. Det avklarer vi med det gamle byrået før vi starter. Resten er rutine.
Du får én navngitt kontaktperson, og du vet hvem det er før du signerer. Deretter ser vi på om strukturen og rutinene dere har, fortsatt passer bedriften slik den er i dag.
Det er sjelden feil vi finner når vi overtar et regnskap. Oftere er det ting som bare har blitt værende fordi ingen har spurt: en selskapsstruktur som ble satt opp uten tanke på skatt og MVA, eller manuelle rutiner som henger igjen fra den gangen bedriften startet. Begge deler koster penger hvert år, og det er den typen spørsmål vi tar opp tidlig.
Du får ikke bare tall på et ark. Alle som jobber med regnskapet ditt, står med navn og fagfelt blant menneskene bak Caddie Regnskap.
Selve byttet koster lite, og å ta over regnskapet fra det gamle byrået gjør vi gratis. Det som kan koste, er avslutningsarbeid hos det gamle byrået, for eksempel å ferdigstille en periode eller et påbegynt årsoppgjør.
Sjekk hva oppdragsavtalen sier om avslutning. Hos oss avgjøres prisen av aktiviteten i selskapet, ikke av tiden vi bruker. Prisen er bilagsbasert, ikke timebasert, og du får et konkret prisoverslag for det første året etter en samtale, før du signerer noe.
Se etter autorisasjon fra Finanstilsynet, en navngitt person som har ansvaret for bedriften din, og konkrete løfter med dato. Det er de tre tingene som sier mest om hvordan hverdagen med byrået faktisk blir.
Spørsmålene som avslører mest:
Vi er et autorisert regnskapsbyrå og medlem av Regnskap Norge, og daglig leder Kaspar Børhaug er en av de statsautoriserte regnskapsførerne våre.
Ta det opp direkte først, og vær konkret om hva som ikke fungerer. Handler misnøyen om svartid eller forutsigbarhet, lar det seg ofte rette hvis noen sier det høyt.
Handler det derimot om feil i tallene eller frister som har ryket, er det et annet spørsmål. Da bør du få en gjennomgang av regnskapet før du bestemmer deg. Ta gjerne kontakt, så ser vi på det sammen med deg.
Nei, regnskapsfører og revisor er to ulike roller, og du kan bytte den ene uten å røre den andre. Regnskapsføreren fører regnskapet, mens revisoren kontrollerer det i etterkant.
Ikke alle selskaper har revisor. Har dere det og vil bytte, er det generalforsamlingen som velger ny revisor, og endringen meldes til Foretaksregisteret. Det kan gjøres uavhengig av regnskapsførerbyttet.
Book en gratis samtale på et kvarter, så går vi gjennom hvor dere står i dag og hva et bytte vil innebære. Etterpå vet du hva det koster og når byttet kan skje, og du har ikke forpliktet deg til noe.
Samtalen tar du med Kaspar Børhaug, daglig leder og statsautorisert regnskapsfører.
Gi oss beskjed når du har bestemt deg, så tar vi kontakten med det gamle byrået og henter regnskapsmaterialet.
Caddie Regnskap AS · Kokstadvegen 46, 5257 Kokstad · Org.nr 935 905 397
